Organizirano upravljanje okvirom e-pošte znači dvije osnovne stvari: uklanjanje i uvijek prazan odjeljak nepročitanih poruka te organiziranje mape pristigle pošte pomoću filtera i naljepnica. Iako organiziramo poštu, već smo vidjeli nekoliko vodiča, uključujući i onaj za naručivanje ulazne pošte s filtrima i pseudonimima u Gmailu, ovdje vidimo najbolji način za brzo resetiranje mape pristigle pošte bez nužnog čitanja svake primljene poruke u Gmailu i bez brisanja.
Trik da dolaznu poštu s Gmaila uvijek držite na nuli (ali isto vrijedi i za ostale poštanske sandučiće) je koristiti misterioznu i malo korištenu funkciju koja "arhivira" poštu, tj. Držati je skrivenom, bez da je brišete i ne čuvate istaknute nepročitane poruke.
Kad koristite gumb Arhiviraj na odabranim porukama e-pošte, one se uklanjaju iz pristigle pošte .
Arhivirane poruke se, međutim, ne brišu s Gmaila, već samo iz mape primljenih poruka.
Obavijest o poruci nestaje čak i ako ta e-pošta nije pročitana.
U bilo kojem programu ili aplikaciji za upravljanje e-poštom, kao što je Gmail, adrese e-pošte uglavnom su podijeljene u 5 odjeljaka:
- Inbox mora sadržavati sve primljene e-poruke koje su važne i zanimljive.
- Pošta poslana, a e-poruke poslane drugima.
- Neželjena pošta, s e-porukama koje se automatski smatraju nepoželjnim.
- Otpad, izbrisane poruke e-pošte
- Arhivirano, sve poruke uklonjene su iz mape pristigle pošte, ali nisu izbrisane.
Poruke e- pošte koje ne treba odmah pročitati ili otvoriti, ali koje je još uvijek dobro čuvati i ne brisati, stoga bi trebale biti premještene u Arhivu .
Razlike između arhivirane i uništene e-pošte vrlo su važne:
Arhivirane poruke e-pošte automatski se ne brišu nakon određenog vremena jer se nalaze u smeću, ali ostaju u Gmailu sve dok ih ručno ne izbrišete.
Arhivirane poruke također su uključene u općenita pretraživanja napravljena putem tražilice Gmail, što ne vrijedi za neželjenu poštu ili izbrisane poruke e-pošte.
Arhivirane e-poruke broje se unutar ograničenja prostora za pohranu u Gmailu, dok se, naprotiv, izbrisane poruke e-pošte ne broje.
Arhivirane poruke e-pošte, kao što je gore spomenuto, ne označavaju se automatski kao pročitane i u stvari, ako arhivirate e-poštu bez otvaranja ili čitanja, ona ostaje označena kao nepročitana, čak i ako neće biti uključena u broj pošte koja će se pročitati.
Gdje završavaju poruke arhivirane u Gmailu>> sve poruke, da bi se prikazale sve mape pristigle pošte i one u Arhivi.
Ako koristite Microsoft Outlook, umjesto toga postoji kartica Arhiva za pregled samo onih.
E-poruke pohranjene s naljepnicom tada će biti vidljive u različitim mapama s naljepnicom, kako onima koje Gmail automatski stvara, tako i personaliziranim.
Sada kada znamo kako funkciju koristiti za arhiviranje poruka, pogledajmo kako je koristiti za resetiranje broja nepročitanih poruka u pristigloj pošti .
Prije svega, za arhiviranje svih nepročitanih poruka, uključujući i one stare, u jednom potezu, bez njihovog brisanja, možete stvoriti filtar.
Zatim pritisnite strelicu prema dolje koja se nalazi u Gmail okviru za pretraživanje, pritisnite gumb pored pretraživanja i stavite "nepročitane poruke".
Na dnu pritisnite vezu filtra za stvaranje pomoću ovog pretraživanja, potvrdite radnju, a zatim u prozoru filtra odaberite samo okvir "Zanemari mapu za dolaznu poštu (arhiva)".
Prije klika na Kreiraj filtar odaberite opciju " Primijeni filtar i na prethodne razgovore ".
Sve do danas nepročitane poruke bit će arhivirane, a broj koji prikazuje e-poštu koje je potrebno pročitati resetira se.
Na kraju, otvorite Gmail postavke pritiskom na tipku zupčanika u gornjem desnom kutu, idite na odjeljak Filteri i izbrišite novostvoreni filter (kako biste spriječili da se sljedeće dolazne poruke ne arhiviraju automatski).
Stvaranjem filtara poruka e-pošte moguće je osigurati da se e-poruke s dobro definiranih adresa automatski arhiviraju, ostavljajući ih čak i kao nepročitane.
Možete arhivirati i sve poruke, i pročitane i nepročitane, primljene prije određenog datuma .
Da biste to učinili, pretražite u: inbox prije: 2016/12/31 (u ovom primjeru želim arhivirati sve poruke primljene prije 31. prosinca 2016.), zatim pritisnite Create filter za ovo pretraživanje i odaberite radnju Ignore Inbox (Arhiva ), s opcijom primjene filtra u svim razgovorima.
Ubuduće, kad god primite poruku koju ne trebate čitati (poput obavijesti s Facebooka, Amazona ili drugih aplikacija), bez brisanja, možete je izravno poslati.
Da biste arhivirali e-poštu u Gmailu, jednostavno je odaberite s popisa, a zatim pritisnite gumb Arhiviraj na vrhu da biste nestali iz pristigle pošte.
Radnju za arhiviranje poruka možete ubrzati na računalu odabirom e-pošte i pritiskom na tipku E na tipkovnici.
U Gmailu za Android možete otići u Izbornik> Postavke> Opće postavke> Gmail zadana radnja i odabrati Datoteka (umjesto Obriši.
Na ovaj način samo prevucite poruku ulijevo ili udesno da biste je arhivirali bez brisanja.
Također na Gmailu za iPhone i iPad možete koristiti gumb Arhiva nakon odabira pristiglih poruka.
Ako ste slučajno arhivirali poruku, možete je lako vratiti u mapu Primljeno, tražeći je s popisa Sve poruke, odaberite je, a zatim pomoću tipke premjestite u mapu Primljeno .
