Jedan od najčešćih terora kada pravimo dokumente s Office paketom je gubitak svih do tada odrađenih poslova uslijed iznenadnog prekida napajanja ili pogreške u sustavu Windows s prisilnim ponovnim pokretanjem. Ti su scenariji sve rjeđi, ali možemo zaštititi posao koji programiramo Word, Excel i PowerPoint za automatsko spremanje dokumenta dok ga još uvijek izrađujemo: djelujući na ovaj način, u najgorem slučaju izgubit ćemo samo posljednje trenutke prije problema ili zamračenje. U ovom ćemo vam vodiču pokazati kako aktivirati automatsko spremanje datoteka na Word, Excel i PowerPoint kako biste uvijek zaštitili posao obavljen u uredu ili kod kuće; ako to nije dovoljno (prijeti nam opasnost od oštećenja datoteke), pokazat ćemo vam i kako koristiti povijest datoteke kako biste mogli vratiti staru reviziju datoteke, tako da uvijek možete započeti ispočetka u dobrom trenutku i izbjeći da morate početi sve iznova.
PROČITAJTE TREBA -> Oporavi oštećene, oštećene ili izgubljene Word dokumente i datoteke Excel
1) Automatsko spremanje u Office 365
Ako imamo primjerak pretplate na Office 365, automatsko spremanje dostupno je prijenosom datoteke izravno u OneDrive, OneDrive for Business ili SharePoint Online (za tvrtke): na taj će način različiti korišteni Office programi sinkronizirati svaku promjenu izvršenu na datoteke (u razmacima od nekoliko sekundi), tako da se nikad ne morate brinuti zbog problema. Prvo, na našem računalu s Windowsom 10 omogućujemo OneDrive klijentu, tražeći njegovu ikonu u donjem desnom kutu ili tražite stavku OneDrive u izborniku Start.
Ako imamo prethodne verzije sustava Windows ili koristite Mac, preuzimamo OneDrive.
Nakon što je omogućena sinkronizirana mapa OneDrive, prijeđite na Office program koji ćete koristiti, počnite pisati dokument ( Novo ), zatim kliknite na Datoteka -> Spremi na vrhu i odaberite OneDrive -> Osobna mapa kao put. Datoteka će biti odmah spremljena u oblak, a u gornjem dijelu prozora vidjet ćemo gumb Auto save ( Pohrani).
U drugom članku vodič za sinkronizaciju mapa u programu Onedrive.
Kada je gumb aktivan, više se nećemo brinuti štedjeti u vremenskim intervalima, jer je sve sinkronizirano s oblakom (očito mora postojati internetska veza). Ako želimo vratiti staru verziju datoteke, jednostavno kliknite gumb spremljen u OneDriveu u gornjem desnom kutu i upotrijebite izbornik Prikaži sve verzije .
Na ovaj način možemo automatski spremiti i obnoviti, ako je potrebno, čak i u slučaju problema s računalom (rad možemo uvijek nastaviti na drugom računalu konfiguriranom s našim Office 365 računom).
Ako još nemamo Office 365, možemo se prijaviti za pretplatu na uslugu odavde -> Kupi Office 365.
Za osnovni paket dostupan je i jednomjesečni probni period, tako da možete procijeniti sve prednosti pretplate na Office umjesto da kupujete cijeli paket za izvanmrežnu proizvodnju.
2) Automatsko spremanje na izvanmrežne verzije sustava Office
Ako nemamo Office 365, ali inačicu besplatne prodaje (s klasičnom licencom neograničene valjanosti), automatsko spremanje u oblaku nije dostupno, ali uvijek možemo usvojiti automatsko spremanje za izvanmrežne datoteke .
U ovom slučaju koristit ćemo revizijski sustav integriran u sustavu Office kako bismo u kraćim intervalima mogli spremiti promjene koje ne spremamo ručno (podsjetimo vas da samo pritisnite CTRL + B na tipkovnici da odmah spremimo ostvareni napredak).
Da biste omogućili automatsko spremanje na maloprodajnim verzijama sustava Office, otvorimo bilo koji dokument s programima sustava Office, na vrhu kliknite Datoteka i idite na Opcije -> Spremi put.
Iz ovog se prozora osiguravamo da je naznačeno proširenje najnovijih uredskih datoteka (npr. Docx, xlsx itd.), Kvačicu stavljamo pod stavku Spremi automatsko spremanje podataka svaki, postavljamo interval od 1 minute (minimum koji možemo postaviti) a omogućujemo i stavku Neka se najnovija verzija automatski obnovi ako se zatvori bez spremanja .
Podaci o automatskom spremanju bit će spremljeni na putu naznačenom u polju Staza datoteke za automatsko spremanje, a to može biti i mapa bilo kojeg oblaka (ako smo sinkronizirali OneDrive ili Google pogon, tamo možemo usmjeriti promjene i tako imati kontinuirano sigurnosno kopiranje).
Da biste obnovili datoteke nakon nestanka ili sistemske pogreške, jednostavno ponovno otvorite Office i upotrijebite alat za oporavak datoteke koji će se izvući iz sigurnosnih kopija koje smo prethodno konfigurirali. Nažalost, ovaj sustav sprema samo izmjene koje se izvršavaju svake minute: ako vrlo brzo pišemo, minuta koja nedostaje može raznijeti mnogo dokumenata u trenutku oporavka.
3) Kako se koristi Windows Povijest datoteka
Ako želimo dodatni sigurnosni sustav, tako da također možemo oporaviti datoteke oštećene greškama, iznenadnim ponovnim pokretanjem ili zlonamjernim softverom, možemo se osloniti na spasilački sustav nazvan File History, prisutan u sustavu Windows 10 (ali i na prethodne verzije operativnog sustava ).
Da biste aktivirali Povijest datoteka u sustavu Windows, otvorite izbornik Start u lijevom donjem kutu, potražite postavke sigurnosne kopije i otvorite prvu stavku koja će se pojaviti na vrhu; iz novog izbornika postavili smo sigurnosnu kopiju (USB stick, vanjski tvrdi disk ili bilo koji mrežni resurs) klikom na Dodaj pogon .
Nakon dodavanja sigurnosne kopije, kliknemo na Dodatne mogućnosti, odaberite Svakih 10 minuta u izborniku Izrada sigurnosnih kopija i na kraju dodajte mapu sigurnosnih kopija (gdje smo spremili Office datoteke) klikom na gumb Dodaj mapu .
Sustav će se automatski sigurnosno kopirati svakih 10 minuta, tako da uvijek imate kopiju naših Office dokumenata na zasebnom disku. Da biste saznali više o sigurnosnim kopijama, pozivamo vas da pročitate vodič u nastavku.
PROČITAJTE TREBA -> sigurnosne kopije korisničkih mapa da biste spremili osobne podatke u sustavu Windows
