Koliko smo puta morali ručno ispunjavati pisma, naljepnice ili pozivnice s različitim podacima o svakom od njih: u osnovi moramo kopirati slovo slova ili etikete na cijeli list (fiksni podaci) i svako popuniti unose se različiti podaci (fleksibilni podaci). Ova operacija može biti vrlo zamorna i ponavljajuća, ali na sreću programi koji se koriste za pisanje i upravljanje podacima daju nam veliku ruku s spajanjem pošte, što nam omogućava repliciranje fleksibilnih podataka unutar modela kreiranih s fiksnim podacima, kako bi se u jednom potezu stvorili svi tipovi, pisma ili naljepnice sa svim potrebnim podacima. U ovom vodiču vidimo kako se spaja pošta putem Word-a, Excela i LibreOffice-a, tako da s vremena na vrijeme možete odabrati najbolji program za izvođenje ove operacije na našem računalu.
PROČITAJTE TREBA: Spajanje pošte u Gmailu za slanje prilagođenih poruka e-pošte u više kontakata
Kako spojiti poštu
Ako trebamo stvoriti brojne ispise s fiksnim podacima i fleksibilnim podacima, samo pročitajte sljedeća poglavlja kako bismo postigli cilj bez potrebe za ručnim pisanjem svih podataka, znatno ubrzavajući tiskanje pisama, karata, naljepnica i sl.Kako spojiti poštu s Wordom i Excelom
Da bismo stvorili spajanje pošte, započeli smo pisati fiksni dio našeg dokumenta na Wordu: možemo dobiti pomoć u realizaciji modela koje nudi program Office kako bismo imali bazu s koje treba započeti.
Nakon dovršetka "fiksnog" dijela, moramo na dokumentu naznačiti otiske spajanja, tj. Dijelove koje treba popuniti fleksibilnim podacima. Kliknite na izbornik Pisma pri vrhu, a zatim pritisnite Pokretanje spajanja pošte -> Čarobnjak spajanja pošte .
Otvorit će se bočna traka s desne strane dokumenta gdje ćemo se voditi u stvaranju spajanja pošte: odabiremo vrstu ispisa koji će se napraviti ( Pisma, e-pošta, omotnice, naljepnice ili popis ), pritisnemo Next, odaberemo Upotrijebi dokument trenutni ili Promijenite izgled dokumenta (program će generirati polja koja će sam popuniti), ponovno pritisnite Next i u sljedećem odjeljku odaberite Create a new list da biste stvorili fleksibilne podatke.
Radi praktičnosti možemo koristiti i Excel, mnogo prikladniji za generiranje podataka za spajanje pošte; ostavljajući Wordov dokument suspendiran na trenutak, otvaramo Excel i počinjemo umetati podatke koji će se koristiti za spajanje pošte u različite redove i stupce.
U svrhu također možemo stvoriti jednostavnu tablicu, kako bi sve bilo što urednije i olakšalo zadatak još jednom u Wordu.
Nakon što smo kreirali Excel dokument s fleksibilnim podacima i spremili proračunsku tablicu, vratimo se na Wordov dokument i, na bočnoj traci, idemo na odjeljak za odabir podataka kako bismo mogli pritisnuti gumb Pretraživanje .
Otvorit će se prozor u kojem jednostavno moramo odabrati Excel dokument kreiran prethodno; nakon toga program će nas pitati želimo li koristiti sadašnju tablicu ili želimo ručno odabrati podatke koji će se koristiti.
Na ovaj način stvorit ćemo primatelje spajanja pošte koji će se pojaviti u posebnom prozoru.
Sve što moramo učiniti je provjeriti unos podataka i napokon kliknuti U redu .
Za zaključak morat ćemo kliknuti Dalje u traci s desne strane, odabrati raspored etiketa koje generiraju podaci (budite oprezni da se podudaraju s dijelom koji želimo ispuniti fleksibilnim podacima!), Ponovno pritisnite Next, Dalje provjerite omotnice, slova ili oznake koje generira Word i na kraju ispisuju na posljednjem zaslonu tipkom Ispis (nakon što su posljednji put pritisnuti Next ).
Ako rezultatom nismo zadovoljni, također možemo urediti pojedinačne naljepnice, pisma ili omotnice stvorene gumbom Uredi pojedinačne naljepnice, prisutne na posljednjem zaslonu čarobnjaka.
Kako spojiti poštu na LibreOffice
Ako na našem računalu ne možemo koristiti Microsoft Office, uvijek možemo instalirati besplatni paket LibreOffice s kojim možemo izvesti spajanje pošte (ovdje se naziva serijski ispis).Otvaramo program LibreOffice Calc i ubacujemo sve fleksibilne podatke koji će se koristiti u sljedećem tiskanju u serijama, vodeći računa da ih naručite u tablici.
Spremite proračunsku tablicu i otvorite program LibreOffice Writer, počnite pisati ili kreirati fiksni model koji će se koristiti za spajanje pošte, a zatim otvorite izbornik Alati i kliknite seriju stavke Ispis .
S ovog zaslona možemo odabrati hoćemo li krenuti od već otvorenog dokumenta ili prenijeti drugi dokument ili model preuzet s Interneta ; nakon što se odlučite, pritisnite Next (Dalje), odaberite želite li stvoriti pismo ili poruku e-pošte i ponovo pritisnite Next (Dalje) da biste se našli na najvažnijem zaslonu, gdje možete unijeti blok adresa.
Sada kliknite na Odaberi popis adresa i, u novom prozoru, kliknite Dodaj da biste mogli dodati proračunsku tablicu stvorenu prethodno s Calcom (konkretno okretnom tablicom stvorenom za sortiranje podataka).
Nakon učitavanja fleksibilnih podataka pritisnite Drug za odabir formata podataka, a zatim odaberite Polje za kombiniranje da biste mogli odabrati koji će se podaci koristiti u odabranom formatu.
Sada kliknemo na U redu, provjeravamo da li svi generirani dokumenti sadrže podatke koje smo učitali, a zatim ponovno pritisnemo Next, odabiremo najprikladniji oblik pozdrava, ponovno pritisnemo Next i prilagodimo izgled podataka unutar dokumenta, tako da možemo pregledajte konačni rezultat.
Vratit ćemo se dokumentu Writer, ovog puta podijeljenom u onoliko dokumenata za napraviti ispise (vidjet ćemo novu alatnu traku na vrhu). Da biste pokrenuli postupak ispisa, jednostavno pritisnite ikonu Ispis složenog dokumenta .
Zaključci
Spajanje pošte može biti vrlo korisno u uredu kada moramo poslati jedan dokument nekoliko ljudi i u stvari moramo promijeniti samo poruku dobrodošlice, zaglavlje i završne pozdrave za svaku. Također može biti vrlo korisno u kući za izradu pozivnica za vjenčanje, posebne pozivnice ili personalizirane ulaznice za svakog gosta: slijedom koraka koje smo ilustrirali moći ćemo se spojiti koristeći Word i Excel (dostupan kao plaćeni programi) i LibreOffice (dostupno besplatno).Ne znamo kako napraviti Wordove oznake "> Kako napraviti oznake u Wordu.
Ako umjesto toga moramo izvršiti fakturu pomoću Excela, pozivamo vas da pročitate naš članak Kako stvoriti fakturu pomoću programa Excel, ispočetka, jednostavno i personalizirano .
Kao završno čitanje savjetujemo vam da pogledate kako ispisati posjetnice Wordom ili LibreOfficeom, što je zaista korisno ako nam trebaju brojne posjetnice s fiksnim podacima.
