Mnogi se poslovi u uredu, administraciji i poslovnom upravljanju mogu udobno smjestiti od kuće u slučaju nužde ili ako je radno mjesto predaleko ili privremeno zatvoreno za posao u tijeku. Očito je da se ne mogu svi poslovi i aktivnosti "prenijeti" kući, ali većinom poslova u tercijarnom sektoru, a dijelom i u sekundarnom sektoru, može se upravljati, u određenom vremenskom razdoblju, čak i s računala u kući. U ovom ćemo vam vodiču pokazati koji su najbolji alati za postizanje pametnog rada koristeći računalo s Windows 10 ili Mac koji se koristi isključivo u tu svrhu (tako da nećemo morati koristiti računalo s igrama, zabavnim programima i bilo čim drugim), kako bi se povećala koncentracija i rezultati koji se mogu dobiti s našim "virtualnim uredom".
PROČITAJTE JOŠ: Pametna radna stanica za rad od kuće do najudobnijeg računala
Programi za rad od kuće
Kako bismo zadovoljili svačije potrebe, samo ćemo ukazati na besplatne programe ili programe s posebnim licencama za urede i tvrtke, tako da u najkraćem vremenu možemo organizirati pametni rad prikladan za vaše poslovanje.Skype
Skype je vjerojatno najbolje rješenje za organiziranje sastanaka i za rad od kuće kao da smo u uredu. Za pametni rad možemo koristiti različite verzije Skype-a, dizajnirane za prilagođavanje bilo kojoj tvrtki:
- Skype: besplatna verzija Skypea idealna je za male tvrtke i urede s do 20 zaposlenika. Nudi grupni chat, mogućnost privitka i slanja datoteka i mogućnost pravljenja video konferencija između svih članova radnog tima.
- Skype za poslovanje: Ova poboljšana verzija Skype-a omogućava dodavanje do 250 ljudi na internetske sastanke, pruža zaštitu na razini korporativne komunikacije i omogućuje vam upravljanje računima zaposlenika, integrirajući sve s platformom Office 365. Trošak je jednak po 2 eura mjesečno po korisniku.
Možemo koristiti jednu ili drugu verziju na temelju broja korisnika koji su povezani, izbor koji očito pripada administratoru ili vlasniku tvrtke, također na temelju broja korisnika koji se žele povezati u pametnom radu.
Ako želimo koristiti Skype izravno unutar preglednika, pozivamo vas da pročitate naš Internet Skype vodič za chat, telefonske pozive i videopozive s web mjesta .
Ured 365
Da bismo radili na dokumentima koje dijele različite kolege i svima pokazali radni projekt, možemo iskoristiti potencijal koji nudi Office 365, odnosno oblačnu verziju Office paketa.
Pomoću ovog moćnog alata moći ćemo uređivati poslovne dokumente s više ruku, dijeliti kalendare koji se dijele s Outlookom, učitavati i preuzimati druge dokumente koje dijeli šef ili druge kolege i upravljati svim Office dokumentima bez instaliranja bilo čega na računalo, jer također vrlo dobro funkcionira iz web preglednika,
Licenca Office 365 trebala bi biti dostupna kompaniji, tako da ćemo je koristiti od kuće samo ćemo morati preuzeti namjenskog klijenta (uvijek pitamo administratora sustava) i koristiti bilo koji web preglednik (vrlo zgodan i jednostavan za upravljanje u svaka situacija).
G Suite
Ako tražimo valjanu alternativu za Skype i Office 365, možemo isprobati G Suite, platformu koju je Google rezervirao za tvrtke.
Pomoću ove platforme imat ćemo korporativne Gmail adrese, podršku za sve Office datoteke zahvaljujući Google dokumentima, platformu za spremanje podataka i dokumenata u oblak (dijeli se i među kolegama), Google kalendar za zakazivanje sastanaka i sastanaka, bilješke za dijeljene bilješke i na kraju Google Hangouts Meet, usluga visoke konferencijske telefonije koja može istovremeno podržati do 250 korisnika.
Cijene licenciranja za G Suite vrlo su konkurentne i omogućuju ispunjavanje potreba malih, srednjih i velikih poduzeća.
nemaran
Druga platforma koja se široko koristi za pametni rad je Slack.
Platforma nudi sve alate za upravljanje prodajnim timom ili razvojnim timom, zahvaljujući sposobnosti upravljanja raznim kanalima kojima se dodjeljuju kategorije i zadaci, kako bi se što bolje podijelili i usmjerili profesionalnu komunikaciju s različitim timovima.
U svim raznim kanalima možemo pronaći integrirani sustav za chat, videokonferenciju za kanale ili unutar kanala, oblačni sustav za dijeljenje datoteka i dokumenata svim ljudima koji su registrirani i pripadaju istom radnom kanalu, zajedničkom zaslonu i određenim računima. Osim uobičajenog chata, postoji i chat s izravnom porukom za pojedinačno čavrljanje između kolega.
Slack se može isprobati besplatno za male timove, ali on izražava maksimalni potencijal podržan korporacijskom licencom s izrazito atraktivnim cijenama.
Slack je sličan Microsoftovim timovima za organiziranje rada na daljinu i jedan je od najboljih alata za grupni rad, chat, komunikaciju i razmjenu projekata.
Mattermost
Ako putem korporativnog poslužitelja (bez korištenja poslužitelja drugih tvrtki ili drugih oblaka) potražimo nešto besplatno i upravljivo, možemo se osloniti na Mattermost.
Instaliranjem verzije poslužitelja u tvrtku moći ćemo organizirati cjelovitu pametnu radnu platformu, sposobnu osigurati upravljanje raznim kanalima i raznim timovima s integriranim chatom, video konferencijama, dijeljenjem datoteka i naprednom šifriranjem svih dolaznih i odlaznih tokova s poslužitelja.
Zapravo ćemo samo morati konfigurirati poslužitelj tvrtke na dovoljno brzoj internetskoj liniji i pružiti račun svim zaposlenicima, dodijelivši ih timu.
TeamViewer
Za povezivanje s računalom kućnog ureda nije potrebno kreirati VPN ili određene mrežne konfiguracije, već je dovoljno instalirati program kao što je Teamviewer koji izvrsno funkcionira za povezivanje udaljene radne površine s jednog računala na drugo putem internetske veze. Za više informacija napisali smo vodič o tome kako koristiti TeamviewerAlternativno, možete pročitati kako daljinski pristupiti računalu prevladavajući vatrozidove i proxyje i najbolje programe udaljene radne površine.
Bitrix
Ovom popisu pridodujemo i Bitrix platformu koja je za hitne slučajeve COVID 19 svoje brojne alate za upravljanje poslovanjem učinila besplatnim za sve tvrtke. Više informacija možete pročitati na web mjestu Bitrix24Zaključci
Rješenja za primjenu pametnog rada u bilo kojoj tvrtki koja puno radi na računalima ili zajedničkim projektima su mnogobrojna, jednostavno odaberite ono već aktivno u vašoj tvrtki ili nastavite s plaćanjem licence potrebne za pokrivanje aktivnosti svih zaposlenika. Besplatna rješenja koja mogu koristiti mali timovi ili male tvrtke ne nedostaju, ali uvijek je preporučljivo usredotočiti se na plaćene verzije kako biste imali sve prednosti i radili s maksimalnom produktivnošću.Ne zaboravimo, također, i najbolje video chatove za programe za PC i video konferencije te programe za daljinski rad i internetsku grupnu suradnju.
Još na temu produktivnosti pozivamo vas da pročitate naše vodiče za proširenja kako biste poboljšali produktivnost u pregledniku Google Chrome i Chrome Extensions kako biste brže djelovali na mreži .
Ako s druge strane tražimo druge platforme za dijeljenje projekata, možemo pročitati naš članak za suradnju na mreži i zajedno napisati dokumente i programe za upravljanje i planiranje projekata
