Moramo dijeliti važne radne dokumente, ali želimo izbjeći da bilo kakvo nepristojno oko može pročitati povjerljive podatke "> Klikom na ikonu možemo odabrati niz stavki dizajniranih za adekvatnu zaštitu dokumenta: da spriječimo otvaranje datoteke, odaberite Šifriraj lozinkom, unesite dva puta odabranu lozinku i potvrdite na U redu ; sada moramo samo sačuvati datoteku (pritiskom na tipkovnicu CTRL + B ili CTRL + S), zatvoriti Office i provjeriti da li nas, prilikom otvaranja datoteke, traži odabrana lozinka.
Da biste uklonili bilo koju lozinku, jednostavno otvorite dokument, unesite dosad upotrijebljenu lozinku, vratite se na zaštitni dokument i ponovo kliknite na Šifriraj lozinkom, pripazeći da ovo vrijeme ostavite ovo polje prazno (samo izbrišite točkice i pritisnite OK ).
Postupak vrijedi za bilo koji Office program: Word, Excel, PowerPoint i ostale programe sadržane u radnom paketu koji proizvodi Microsoft.
Promjena zaštite
Ako s druge strane želimo zaštititi dokumente našeg Ureda od promjena, morat ćemo postaviti razinu promjena koja se blokira (s obzirom na to da neki dokumenti sadrže tekstna polja ili korisne tipove za popunjavanje).
Otvorimo dokument, vratimo se na izbornik Datoteka i na izborniku Zaštiti dokument odaberemo stavku Ograniči izmjenu . Na dokumentu će se otvoriti nova bočna traka iz koje možete odlučiti želite li primijeniti ograničenja oblikovanja ili ograničenja promjena.
U svrhu ovog vodiča, stavljamo kvačicu na Dopusti samo ovu vrstu promjena u dokumentu, a na padajućem izborniku odaberite jednu od dostupnih stavki: Nema promjena (samo za čitanje), Revizije, Komentari i popunjavanje obrasca .
Ako smo dio korporativne mreže i imamo druge korisnike registrirane u istom korporativnom uredu, također možemo ograničiti promjene na određenu skupinu, odabirom u polju Izuzeci (izborno) na koga utječe ograničenje promjena.
Za potvrdu primjene zaštite kliknite ispod na Da, primijenite zaštitu ; sada će se otvoriti prozor u koji možete unijeti odabranu lozinku zaštite (koja se možda razlikuje od one unesene radi pristupa) ili, alternativno, unesite provjeru autentičnosti pomoću administrativnih vjerodajnica (samo računar ili Windows račun koji trenutno koristimo uvesti promjene).
Ako koristimo provjeru autentičnosti lozinke, bez problema možemo integrirati zaključavanje pristupa, prikazano u prvom poglavlju.
Ako umjesto toga koristimo provjeru autentičnosti korisnika, dokument će biti odmah šifriran i mogu ga pregledati samo ovlašteni korisnici koji ga ni u kojem slučaju neće moći mijenjati (samo naš račun je ovlašten za izmjene).
Da biste uklonili ovu vrstu zaštite, jednostavno ponovite sve korake koji su već viđeni, uklonite kvačicu na Dopusti samo ovu vrstu promjena u dokumentu .
Kako zaštititi dokumente na LibreOffice
Office je vrlo skup radni paket, koji Microsoft prodaje za stotine eura, pa ga je teško kupiti od običnih ili kućnih korisnika. Kao valjana alternativa, uvijek možemo koristiti paket LibreOffice na našim računalima, dostupan besplatno.Pogledajmo zajedno kako zaštititi pristup dokumentu i kako spriječiti neovlaštene promjene.
Zaštita od otvaranja
Da bismo zaštitili najvažnije dokumente, otvorimo LibreOffice, izaberemo program za pokretanje, kreiramo dokument i kad spremamo kliknemo na vrh Datoteka -> Spremi kao .
U prozoru za spremanje odabiremo naziv datoteke, put kamo je spremimo i obavezno stavimo kvačicu na Spremi lozinkom, a zatim pri dnu kliknemo na Spremi .
Otvorit će se dodatni prozor u koji možete dvaput unijeti odabranu lozinku; kada ste spremni, samo kliknite U redu za spremanje dokumenta. Od sada će datoteku moći otvoriti i pogledati njezin sadržaj samo oni koji znaju lozinku.
Promjena zaštite
Ako smo, s druge strane, dokument htjeli zaštititi od neželjenih promjena, ponavljamo korake vidljive u prethodnom poglavlju, odnosno idite na Datoteka -> Spremi kao, stavite kvačicu na Spremi lozinkom, a zatim kliknite na Spremi na dnu. U prozoru u kojem unosimo lozinku za otvaranje proširujemo stavku Opcije, označavamo stavku Otvori datoteku samo za čitanje, a zatim unosimo lozinku različitu od one postavljene za otvaranje.
Za potvrdu kliknite OK . Odsad ćemo dokument moći otvoriti kao samo za čitanje, bez mogućnosti izmjene (bez obzira imamo li zaštićen pristup datoteci ili ne). Da biste unijeli promjene u zaštićeni dokument, kliknite izbornik Uredi na vrhu, odaberite stavku Modificiranje i unesite lozinku za otključavanje odabranu za zaštitu promjena.
Zaključci
U ovom smo vodiču zajedno vidjeli kako zaštititi dokumente prilikom otvaranja i kako zaštititi dokumente od promjena, kako ako koristimo Office, tako i ako koristimo besplatni paket LibreOffice.Alternativno, jednu ili više njih možemo zaštititi primjenom zaštite izravno na mape, kao što je dobro opisano u našem vodiču o zaštiti datoteka i mapa lozinkama .
Zaštita dokumenata od promjena druga metoda (koja se široko koristi) uključuje pretvaranje Office dokumenta u PDF, kako je opisano u vodiču o tome kako zaštititi PDF datoteku lozinkom kako je ne biste otvorili ili uredili .
