Kad trebate potpisati dokument koji će vam biti poslan putem e-pošte ili digitalno, ono što obično radite jest ispisati, potpisati i zatim ponovno digitalizirati pomoću skenera. Taj je postupak uvijek glomazan, dugo traje između jednog i drugog potpisa. Danas je puno brži način potpisivanja dokumenata pomoću nekih vrlo učinkovitih, jednostavnih za upotrebu i apsolutno sigurnih programa i aplikacija.
Ove vrste potpisa možemo staviti čak i ako je dokument PDF koji se ne može uređivati i koji se ne može ispuniti, dodajući potpis u tekstna polja.
U ovom vodiču otkrivamo sve programe i aplikacije koji se koriste za potpisivanje PDF-ova i važnih dokumenata, izbjegavajući ispis i skeniranje listova.
Ovaj elektronički potpis ima pravnu vrijednost kao da smo stvarno potpisali dokument, ali za ovjeru morate imati ovjereni digitalni identitet (SPID).
Aplikacije i web stranice za potpisivanje dokumenata
Sljedeće web stranice i web aplikacije mogu se besplatno koristiti, kako s osobnog računala, tako i sa pametnog telefona1) HelloSign koji radi kao web stranica ili aplikacija za iOS i Android, odličan je za skeniranje dokumenata kamerom ili uvoz datoteke, koju kasnije možete urediti, ispuniti njena polja, dodati potpis i izvoziti ih u PDF. Potpisi izdani putem HelloSign-a su pravno valjani. Aplikacija se integrira s Google diskom, Google dokumentima, G Suiteom, Dropboxom, Boxom, nizom CRM-a i drugim aplikacijama. Vaš besplatni plan je ograničen na 3 dokumenta mjesečno.
2) DottedSign, web-aplikacija za iPhone i Android, omogućuje vam potpisivanje dokumenata čak i radeći ih u suradnji s drugim ljudima. Možete pratiti status dokumenata i nakon što budu spremni, oni će biti dostupni za preuzimanje u PDF-u. Čitav postupak zaštićen je sustavom šifriranja. Besplatni plan bio je ograničen na tri dokumenta mjesečno.
3) SignRequest je još jedno rješenje za potpisivanje dokumenata putem Interneta. Ova se usluga u cijelosti temelji na webu i nudi mogućnost suradnje. Možete stvoriti predloške, prilagođene račune, raditi s drugim korisnicima i slati dokumente skupno. Integrira se s Googleovim aplikacijama, Slackom, Salesforceom i drugim mogućnostima. Besplatni plan je ograničen na 10 dokumenata mjesečno. O ovoj internetskoj usluzi razgovarali smo u članku o mrežnom digitalnom potpisu dokumenata i ugovora napisanih ručno na PC-u i mobilnim telefonima.
4) DocHub je web alat za potpisivanje i uređivanje PDF dokumenata. Integrira se s Gmailom, Google diskom i Dropboxom, a omogućuje vam i generiranje veze iz aplikacije za jednostavno dijeljenje svakog dokumenta. Besplatni plan omogućuje vam ograničenje od 5 dokumenata mjesečno i 2000 dokumenata po računu.
5) SignOnDoc je još jedna usluga za potpisivanje PDF-ova i dokumenata putem interneta, s besplatnim planom od 6 dokumenata dnevno.
Potpisivanje dokumenata na Windows PC-u
Adobe Reader vam omogućuje potpisivanje svakog PDF-a na zaista jednostavan način.
Otvaramo poznati Adobe program, a zatim na vrhu kliknite karticu Alati ; među njima ćemo morati kliknuti na Alat za popunjavanje i prijavljivanje .
U uređivaču kliknemo na Odaberi datoteku za učitavanje dokumenta koji se potpisuje, tražimo tekstualni okvir, kliknemo na njega i odabiremo Potpis da stvorimo osobni potpis.
U ovom trenutku možemo kursorom pisati ručno rukom koristeći miš (vrlo teško), koristeći prst na trackpad-u prijenosnog računala (preciznije, ali još uvijek teško) ili možete odlučiti za prijenos potpisa kao slike (puno ugodnije).
U slučaju da želimo upotrijebiti sliku potpisa, uzmimo list papira, potpišemo ga, uokvirimo ga računalnom internetskom kamerom ili kamerom mobitela i fotografiramo potpis.
Slika se može prenijeti na računalo i pohraniti u Adobe Reader DC.
Na ovaj način ne možete pogriješiti i ne morate napisati potpis mišem, što je teško i vrlo netočno.
Potpis je potrebno fotografirati samo jednom, a zatim ih spremiti na računalo bez potrebe za korištenjem Adobe Cloud usluga.
Za potpisivanje Wordovih dokumenata (.doc i .docx) jednostavno upotrijebite istoimeni program sadržan u paketu Microsoft Office (uz naknadu) ili, pak, koristite besplatni uredski paket LibreOffice.
Potpisivanje dokumenata na Macu
Na Macu nema potrebe instalirati Acrobat DC (no dostupan je ovdje ), samo koristite aplikaciju Preview koja je već uključena u sustav.
Otvaramo dokument koji ćemo potpisati s Previewom, kliknemo u polje koje treba popuniti i precizno pišemo svoj potpis na trackpad koristeći prst; pregled potpisa bit će vidljiv na zaslonu.
Čak i pomoću aplikacije Preview možete koristiti web kameru za fotografiranje našeg potpisa napisanog na papiru i učiniti ga upotrebljivim za digitalne dokumente i PDF datoteke.
Za potpisivanje Word dokumenata možemo upotrijebiti iste alate koji se prikazuju u sustavu Windows, odnosno Microsoft Office za Mac (uz naknadu) ili LibreOffice za Mac (besplatno).
PROČITAJTE JOŠ -> Skrivene trikove koje treba znati na MAC OSX-u
Potpisujte dokumente na Android pametnim telefonima i tabletima
Ako se želimo kretati mobilnim telefonom s Androidom, postoji nekoliko aplikacija koje su posvećene svrsi i koje mogu upravljati bilo kojom vrstom dokumenta i PDF-a.
Među njima možete koristiti isti Adobe Acrobat DC koji smo već vidjeli za Windows PC.
Za potpis morate instalirati dodatni dodatak zvan Adobe Fill And Sign DC koji vam omogućuje da stvorite potpis i potpisujete sve PDF dokumente otvorene Acrobatom.
Stvaranje potpisa je jednostavno i treba ga učiniti samo jednom dodirom na zaslon na kojem želite potpisati i stvaranjem vlastitog potpisa.
Budući da potpisivanje prstom na mobilnom telefonu može biti teško, bilo bi prikladno ukloniti ručicu, poput one koja je uključena u Samsung Note (definitivno idealni pametni telefoni za postavljanje elektroničkog potpisa).
Za potpisivanje Wordovih dokumenata možemo koristiti istoimenu aplikaciju za Android, koja je besplatna (samo uz Microsoftov račun) -> Microsoft Word za Android .
Ostale aplikacije na kojima možemo pokušati potpisati PDF, ali i Office dokumente su: DocuSign, Foxit Mobile PDF, Xodo PDF i SignEasy.
Potpisivanje dokumenata na iPhoneu i iPadu
S iOS-a 12 moguće je potpisivanje dokumenata dobivenih putem aplikacije Mail, pa čak ni ne morate instalirati dodatnu aplikaciju.
Da biste primijenili potpis, kliknite na Mail, otvorite poruku e-pošte s privitkom koji može biti uključen; jednom kad se privitak prikaže dodirnite gumb Uredi . Sada dodirujemo ikonu sa znakom plus da bismo dodali potpis, tekst ili drugo.
Također možemo prenijeti PDF u novu e-poštu (gumb Dodaj privitak ) i nakon što se učita iz aplikacije, pritisnite gumb Uredi za primjenu potpisa.
Alternativa je ponovo koristiti Adobe Acrobat DC, aplikaciju koja djeluje vrlo dobro kao što smo već vidjeli za PC i Android.
Samo dugo pritisnite negdje u PDF dokumentu, a zatim odaberite alat za potpis za ulazak u uređivač pisanja.
Što se tiče računala i Androida, nije potrebno registrirati račun u Adobe-u i nema se što platiti.
Može se koristiti u kombinaciji s Adobe Fill and Sign, aplikacijom za potpisivanje i punjenje PDF dokumenata bez potrebe za ispisom, izravno s iPhonea ili iPada.
Postoje i mnoge druge iOS-ove aplikacije za potpis na dokumente, ali većina se plaća, pa smo ih odlučili ignorirati: ako elektronički potpis možemo dobiti s integriranim sustavima ili s Adobe-om, ne vrijedi razmatrati aplikaciju uz naknadu!
Također možemo potpisati Wordove dokumente na iPhoneu i iPadu pomoću istoimene aplikacije koju je besplatno osigurao Microsoft (samo ima račun) -> Microsoft Word za iOS .
PROČITAJTE SADA: aplikacija za slanje faksova s Android i iPhone mobilnih telefona
